Politique de confidentialité
1. Dispositions générales
Cette politique de confidentialité énonce les règles et les procédures en matière de protection des renseignements personnels, recueillis par la Commission par l’entremise d’un moyen technologique tel qu’un courriel ou un service en ligne. La Commission suit ces règles afin de protéger votre vie privée, mais également pour respecter ses obligations légales.
Conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
(la Loi), les renseignements personnels concernent une personne physique et permettent, directement ou indirectement, de l’identifier (par exemple, en l’associant à d’autres renseignements).
Les renseignements personnels recueillis par la Commission sont traités en conformité avec la Loi. La Commission protège ainsi les renseignements personnels qu’elle obtient et s’assure qu’ils sont utilisés uniquement par les personnes dûment autorisées qui ont accès aux seuls renseignements nécessaires à la réalisation de leurs tâches.
Ces renseignements peuvent aussi être utilisés à des fins internes de recherche ou d’évaluation. Ils ne peuvent toutefois être communiqués à d’autres organismes ou personnes, sauf dans les cas prévus par la Loi ou dans le cadre d’ententes approuvées par la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).
La Commission peut également recueillir des renseignements personnels à l’occasion de sondages menés afin de mesurer votre satisfaction à l’égard de ses services. Nous vous rappelons que votre participation est toujours volontaire.
La Commission vise à ce que les renseignements personnels qu’elle détient soient complets et à jour lorsqu’elle les utilise. Votre collaboration est essentielle et elle compte sur vous pour l’informer de tout changement à cet égard.
La Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels (à venir) décrit plus en détail les pratiques de gestion et de protection des renseignements personnels qui sont mises en œuvre à la Commission.
2. Dans quelles situations la Commission recueille-t-elle des renseignements personnels par l’entremise d’un moyen technologique?
2.1 Quand vous naviguez sur notre site Web
À cette occasion, un échange d’information s'effectue automatiquement entre votre dispositif (ordinateur, tablette, téléphone intelligent, etc.) et le site de la Commission.
Ces informations ne permettent pas de vous identifier, mais elles répondent à des exigences technologiques du Web ou sont utilisées à des fins statistiques. Il s’agit :
- de votre adresse IP. Une adresse IP est le nombre assigné à votre dispositif par votre fournisseur d’accès Internet;
- du type de navigateur ainsi que du système d’exploitation utilisés pour naviguer sur le site;
- de la date et de l’heure auxquelles vous accédez au site;
- des pages que vous consultez et des actions que vous posez;
- de l’adresse du site référent (le site à partir duquel vous accédez au site de la Commission).
Le site de la Commission contient plusieurs liens vers le site Web de divers autres organismes, publics ou privés. Lorsque vous cliquez sur ces liens, vous quittez alors le site de la Commission et vous n’êtes plus assujettis à la présente politique.
2.2 Quand vous utilisez nos services en ligne
Chaque fois que vous utilisez l’un des services en ligne de la Commission, un témoin de connexion (cookie) est généré et enregistré sur votre dispositif. Il est toutefois supprimé lorsque vous terminez votre session.
Ce témoin ne recueille pas de renseignements personnels à votre sujet. Il ne peut pas non plus accéder à l’information qui est sur votre dispositif. Un témoin facilite votre navigation et assure le bon fonctionnement des services en ligne.
Les renseignements personnels recueillis au moment de l’utilisation de nos services en ligne transactionnels permettent :
- de vérifier votre identité lorsque vous communiquez avec la Commission;
- de vérifier votre identité lorsque la Commission communique avec vous;
- d’accéder à votre dossier dans le but de traiter votre demande;
- de garantir la confidentialité de vos renseignements.
Vous devez fournir les renseignements obligatoires demandés afin de bénéficier des services offerts par la Commission.
2.3 Quand vous nous écrivez par courriel
Lorsque vous correspondez avec la Commission par courriel, votre adresse courriel et les renseignements personnels qu’il contient sont recueillis.
2.4 Quand vous communiquez avec la Commission par téléphone
Dans ces circonstances, certains renseignements personnels sont recueillis afin notamment de s’assurer de respecter les engagements de la Déclaration de services aux citoyens, à savoir :
- votre nom ou numéro de téléphone;
- la date et l’heure de votre appel;
- le sujet de votre appel;
- le temps d’attente;
- les menus que vous utilisez lors de votre appel;
- la durée de votre appel.
Ces renseignements sont recueillis pour la Commission par son fournisseur.
Les enregistrements des appels sont détruits lorsque les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ont été accomplies.
Sur demande, vous pouvez être informés des catégories de personnes qui y ont accès ainsi que de la durée de leur conservation chez notre fournisseur.
2.5 Quand vous utilisez notre système de transmission de documents au tribunal (greffe électronique)
Ce service permet de transmettre des documents d’une façon simple, rapide et sécuritaire. Les renseignements personnels suivants sont alors recueillis :
- vos prénom, nom et adresse courriel;
- les renseignements contenus dans les documents que vous déposez et qui peuvent également contenir des renseignements personnels sur d’autres personnes.
Les documents déposés comme éléments de preuve à l’audience font partie du dossier accessible au public, sauf ceux faisant l’objet d’une ordonnance de confidentialité.
2.6 Quand vous participez à une audience
Les audiences de la Commission sont publiques et enregistrées en audio seulement. La voix de toutes les personnes présentes ainsi que le contenu de leurs échanges avec le tribunal sont enregistrés.
Exceptionnellement, l’enregistrement est interrompu pour la durée des échanges concernant toute demande d’ordonnance de confidentialité.
2.7 Quand vous postulez un emploi
Lorsque vous postulez un emploi ou pour un stage, la Commission recueille les renseignements personnels nécessaires pour évaluer votre candidature et pour communiquer avec vous dans le cadre du processus d’embauche, soit :
- le dossier de candidature déposé par l’entremise du site Web « Emploi en ligne » (employé de la fonction publique) ou « Recrutement en ligne » (hors fonction publique);
- tout autre renseignement fourni volontairement par le candidat dans sa lettre de motivation ou joint au formulaire (références, appartenance à un ordre professionnel, etc.).
Les références que fournissent les personnes les plus susceptibles d’obtenir le poste sont vérifiées avec leur consentement. Pour un employé de la fonction publique, ce consentement écrit nous autorise également à consulter le dossier personnel (évaluations du rendement ainsi que mesures administratives et disciplinaires, le cas échéant) ainsi que le dossier d’assiduité.
Pour les employés hors fonction publique, les diplômes sont demandés afin de vérifier l’admissibilité.
3. La Commission peut-elle communiquer des renseignements personnels?
3.1 La Commission peut communiquer ces renseignements à d’autres organismes ou personnes
Elle ne peut toutefois le faire que si cela est nécessaire pour atteindre les objectifs de cette politique ou si la Loi le permet.
Ainsi, la Commission peut notamment communiquer des renseignements personnels à un autre tribunal, si vous contestez une décision rendue par la Commission dans votre dossier ou si une autre partie le fait.
3.2 La Commission peut communiquer des renseignements personnels ailleurs au Canada
La Commission peut parfois communiquer des renseignements personnels :
- quand elle collabore avec une agence fédérale ou provinciale;
- quand une copie de sauvegarde d’un fichier est conservée dans une autre province. Dans ce cas, vos renseignements personnels sont aussi soumis aux lois de cette province.
Avant de communiquer des renseignements personnels, la Commission prend des mesures de protection. Ainsi, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est effectuée. Cette démarche, où tous les facteurs qui peuvent avoir une incidence sur votre vie privée sont considérés, permet de déterminer si les renseignements seront adéquatement protégés. La Commission signe également une entente qui inclut des mesures de protection appropriées aux renseignements communiqués.
4. Comment la Commission protège-t-elle les renseignements personnels?
4.1 Limitation de l’accès aux renseignements personnels
La Commission protège les renseignements personnels qu’elle obtient et s’assure qu’ils sont utilisés uniquement par les personnes dûment autorisées qui ont accès aux seuls renseignements nécessaires à la réalisation de leurs tâches.
La Commission établit les rôles et responsabilités des membres de son personnel tout au long du cycle de traitement des renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction. Ces rôles et responsabilités sont décrits dans la Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels de la Commission (à venir).
4.2 Mise en place de mesures de sécurité
Plusieurs mesures sont mises en place afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, toute utilisation ou toute communication non autorisés. Elles incluent :
- des mesures physiques, par exemple des emplacements sécurisés;
- des mesures technologiques, par exemple des pare-feu;
- des mesures organisationnelles, par exemple l’adoption d’une politique de sécurité de l’information.
4.3 Conservation des renseignements personnels
La Commission conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs de cette politique. Un calendrier de conservation a été défini afin d’en établir le délai de conservation.
Pendant toute la durée de conservation, la Commission continue de protéger les renseignements et d’en assurer la confidentialité.
5. Quels sont vos droits?
5.1 Respect de votre consentement
La Commission recueille, utilise et communique, le cas échéant, des renseignements personnels en poursuivant des objectifs précis. Votre consentement est valide pour la durée requise à l’atteinte de ces objectifs seulement. La Commission peut ensuite conserver vos renseignements personnels le temps nécessaire pour remplir ses obligations de conservation décrites dans la Loi et dans son calendrier de conservation.
La Commission respecte les objectifs pour lesquels elle a recueilli vos renseignements personnels. Sauf dans les cas prévus par la Loi, si elle souhaite utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres fins, votre consentement sera à nouveau demandé.
5.2 Retrait de votre consentement
Sauf exception, vous pouvez demander de retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels. Ainsi, vous ne pouvez pas retirer votre consentement lorsque vos renseignements personnels sont nécessaires, par exemple dans le contexte d’une audience.
Par ailleurs, si vous retirez votre consentement, la Commission pourrait ne plus être en mesure de vous offrir un service qui en dépend.
Également, la Commission pourrait devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter les obligations imposées par la Loi.
5.3 Accès à vos renseignements personnels et demande de correction
Vous pouvez demander d’accéder à vos renseignements personnels, de les corriger ou de les mettre à jour.
À cette fin, vous pouvez transmettre une demande écrite, par courriel sécurisé ou par courrier, à la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. Vous trouverez ses coordonnées à la section 6.
À moins d’un avis contraire, la Commission traitera votre demande dans les 20 jours après l’avoir reçue, et vous recevrez une réponse par écrit.
5.4 Formulation d’un commentaire ou dépôt d’une plainte
Vous pouvez également vous prévaloir du processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels auprès de la personne responsable.
6. Coordonnées de la personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
La personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de la Commission s’assure que les règles décrites dans cette politique et dans la Loi sont respectées.
Vous pouvez communiquer avec celle-ci aux coordonnées suivantes :
Me Hélène Chouinard
Commission des transports du Québec
200, chemin Sainte-Foy, 7e étage
Québec (Québec) G1R 5V5
Téléphone : 1 888 461-2433
Courriel sécurisé